Administrerende direktør i foretaket har det overordnede ansvaret for arkivene ved Helse Midt-Norge RHF. Administrerende direktør har delegert dette ansvaret til direktør for stab og prosjektstyring.

Seksjonsleder har fagansvar for foretakets sentrale post- og dokumentrutiner, samt hovedansvaret for foretakets sak/arkivsystem.

Oppdatering av arkivplanen:

Oppdatering av arkivplanen skal skje kontinuerlig, minst en gang i året, og ved endringer som:

• ved omfattende omorganisering av virksomheten
• det blir opprettet og tatt i bruk nye fagsystem
• ved vesentlige endringer i virksomheten sine oppgaver og ansvarsområde

Seksjonsleder avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:

• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystemer for lagring av informasjon

Seksjonleder skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir implementert, og har rett til å uttale seg om konsekvensene de kan få for arkivet og dokumenthåndteringen i virksomheten.